El parte de defectos, leído campo por campo

Casi todos los documentos del archivo de una flota los escribe en una oficina alguien que no estaba allí. El parte de revisión diaria del conductor es la excepción: se rellena junto al vehículo, lo firma la única persona que lo miró ese día, y todo lo que la empresa diga después que sabía sobre esa furgoneta acaba volviendo a él.

Así que esta página lee el parte, campo por campo, en el orden en que un formulario los pide, y después el registro al que pertenece. No se lee nada real: ningún formulario de ninguna empresa, ningún modelo inventado, ningún programa informático citado por su nombre. Lo que se lee es lo que los propios reguladores publican sobre lo que ese parte debe contener: las normas federales estadounidenses sobre partes de inspección y mantenimiento sistemático, la guía británica de mantenimiento en condiciones de circulación, la directiva europea de inspección técnica periódica y el real decreto español que regula la ITV, cada uno consultado y citado con sus propias palabras.

La fecha, y a qué día pertenece

La norma estadounidense exige que cada conductor redacte un parte por escrito al terminar la jornada de trabajo en cada vehículo conducido. Después del viaje, no antes; el deber previo a la salida es otra norma y otro acto.

El Reino Unido lo mide por el reloj y no por el turno: un mínimo de una revisión de la vuelta al vehículo cada día, o al menos una vez cada periodo de 24 horas en que el vehículo se use. En ambos casos la unidad es el vehículo-día y no la persona, que es donde las furgonetas compartidas y las operaciones a dos turnos ordenan mal el archivo. De ahí los dos campos más aburridos que nombra la guía: la matrícula o marca de identificación del vehículo, y la fecha.

El campo que casi todas las flotas dejan en blanco

El día limpio es donde los dos regímenes apuntan en direcciones opuestas. La norma estadounidense permite el silencio: los conductores no están obligados a preparar un parte si no se descubre ni se les comunica ningún defecto o deficiencia. El Reino Unido pide lo contrario: el sistema debe incluir el parte sin novedad, en el que cada conductor rellena una hoja, o confirma por otro medio, que la revisión diaria se hizo y no se encontraron defectos.

Dos archivadores distintos. La falta de un parte en el primero es ambigua — furgoneta perfecta, o furgoneta sin revisar; en el segundo el día limpio tiene forma, de modo que su ausencia se ve. La elección está en si el archivo puede distinguir después una buena semana de una semana sin registrar.

La línea del defecto

La norma estadounidense dice qué debe recoger la anotación: el parte debe identificar el vehículo y enumerar cualquier defecto o deficiencia descubierto por el conductor o comunicado a él que afecte a la seguridad de la circulación del vehículo o provoque su avería mecánica.

Las dos expresiones importan. O comunicado a él significa que la línea no se limita a lo que este conductor notó: lo que le dijeron un mozo de carga o el turno anterior también entra, y esa es justamente la información que si no muere en una conversación en el patio. O provoque su avería mecánica lleva la anotación más allá de la seguridad, hasta la fiabilidad, de modo que el fallo intermitente de arranque que deja una furgoneta tirada en una autovía queda dentro del parte.

El Reino Unido ensancha el campo de otra manera: los conductores deben comunicar cualquier defecto, o síntoma de defecto, que pueda impedir el uso seguro del vehículo, y el dato que se registra se describe como los detalles de los defectos o síntomas. Un síntoma es un ruido, un tirón, un olor, un testigo que se encendió dos veces. Pide a un conductor que nombre una avería y tendrás hojas en blanco; pídele que cuente qué hizo el vehículo y tendrás un registro de mantenimiento.

A quién llega, y quién firma

El Reino Unido pide entonces algo que a la mayoría de las hojas de revisión les falta. Todos los partes de defectos de los conductores deben entregarse a una persona responsable con autoridad suficiente para asegurar que se toma la acción oportuna, y entre los datos que se registran está a quién se comunicó el defecto. No el departamento. La persona. Ese único campo es donde la comunicación de defectos falla en silencio: un parte que llega a una bandeja no ha llegado a nadie que pueda gastar dinero, y la hoja está completa mientras la furgoneta sigue en servicio.

La norma estadounidense sujeta el deber por el otro extremo: antes de exigir o permitir que un conductor use un vehículo, el transportista o su agente debe reparar cualquier defecto enumerado en el parte que probablemente afecte a la seguridad de la circulación. El conductor firma el parte — cuando dos conductores llevan el vehículo basta con que firme uno, si ambos están de acuerdo — y el transportista o su agente debe después certificar, en todo parte que enumere un defecto, que se ha reparado, o que la reparación es innecesaria, antes de volver a usar el vehículo.

Esa segunda rama es la que nadie planifica y todo el mundo usa. La respuesta de la norma ante el juicio de que un asunto comunicado no necesita trabajo no es prohibirlo, sino dejarlo en el registro con un nombre al lado.

El bucle se cierra en el turno siguiente, cuando el conductor revisa ese último parte y lo firma para dejar constancia de la revisión y de la certificación de que se hicieron las reparaciones requeridas. El Reino Unido lo cierra con fechas en lugar de firmas — el trabajo de subsanación y la fecha en que se completó — y después el parte pasa a formar parte del registro de mantenimiento del vehículo. Cuatro piezas, entonces: el defecto, la persona a quien se comunicó, la acción y la fecha.

El programa que hay detrás, y la inspección que hay encima

Debajo de la hoja diaria hay un programa, un documento por derecho propio. La norma estadounidense exige a los transportistas inspeccionar, reparar y mantener sistemáticamente todos los vehículos bajo su control, y dice qué deben contener los registros: la identificación del vehículo, un medio para indicar la naturaleza y la fecha de vencimiento de las distintas operaciones de inspección y mantenimiento que han de realizarse, y el registro de las inspecciones, reparaciones y operaciones de mantenimiento con su fecha y su naturaleza.

El punto intermedio es el que las flotas descubren tarde: un registro no del trabajo hecho, sino del trabajo debido. Una flota con todas las facturas y sin calendario ha cumplido la mitad de la norma que menos dice sobre cómo se lleva. Por encima de ambos está la inspección periódica: todo vehículo comercial inspeccionado al menos una vez en los 12 meses anteriores conforme a los estándares mínimos del apéndice de la norma, con documentación que certifique que la superó.

El certificado que emite el Estado, y lo que no cubre

En Europa esa capa es la inspección técnica periódica, y la directiva marca el ritmo con el que una flota planifica: turismos y furgonetas ligeras a los cuatro años de la primera matriculación y cada dos años después; taxis y ambulancias, autobuses y autocares, vehículos pesados de mercancías y los remolques grandes, un año después de la primera matriculación y anualmente a partir de ahí.

Las deficiencias se ordenan en tres grupos — leves, sin efecto significativo en la seguridad del vehículo ni impacto en el medio ambiente; graves, que pueden perjudicar la seguridad del vehículo, tener impacto ambiental o poner en riesgo a otros usuarios de la vía; y peligrosas, un riesgo directo e inmediato para la seguridad vial, que puede justificar la prohibición de circular. Grave y peligrosa significan ambas que la inspección se ha suspendido, con la nueva inspección a más tardar dos meses después de la inicial.

El real decreto español traslada la misma arquitectura a la ITV. Los defectos son leves, graves o muy graves; el resultado es favorable, desfavorable o negativo; un resultado desfavorable debe subsanarse en un plazo no superior a dos meses contados desde la primera inspección técnica desfavorable; y tras un resultado negativo el traslado del vehículo desde la estación se realiza por medios ajenos al propio vehículo. El deber de presentarlo corresponde al titular o al arrendatario a largo plazo.

Nada de eso sustituye a la hoja diaria: un certificado es una afirmación sobre un día, y lo que se sepa de los demás se sabrá por los partes que escribieron los conductores.

Cuánto vive cada página

Cada instrumento fija su propio plazo de conservación y no hay dos que coincidan. El parte de inspección del conductor, la certificación de las reparaciones y la certificación de la revisión del conductor se conservan tres meses desde la fecha en que se redactó el parte. Los registros de mantenimiento sistemático se guardan donde el vehículo se guarda o se mantiene durante un año, y durante seis meses después de que el vehículo salga del control del transportista; el informe de inspección periódica, en el mismo sitio, catorce meses desde su fecha. El Reino Unido exige conservar los registros de inspección de seguridad, y cualquier parte que enumere defectos, al menos 15 meses. El real decreto español pone cinco años sobre el informe que guarda la propia estación ITV, que no es el del operador.

Son mínimos de control administrativo: cuánto tiempo puede un funcionario pedir ver el documento. No responden a lo que una flota se pregunta de verdad — cuánto tiempo puede seguir importándole a alguien un registro — y eso corresponde a los asesores del propio operador.

Lo que vale el registro cerrado, y lo que vale el abierto

El archivo de revisiones de una flota es el único relato contemporáneo del estado de sus vehículos, y lo escribió la flota. Esa es su fuerza y su exposición en la misma frase.

Un defecto comunicado, dirigido a una persona con nombre, atendido y cerrado con fecha es el registro de un sistema haciendo aquello para lo que existe. Un defecto comunicado sin nada escrito después registra que a la empresa se lo dijeron, y no qué hizo a continuación. Eso no es un hueco en el registro. Es el registro — producido por la empresa, en un formulario que ella diseñó, y por eso ninguna explicación posterior encaja tan bien como la anotación que nunca se hizo. Es una observación sobre documentos y no una predicción: no te estamos diciendo qué concluirá una aseguradora ni qué decidirá un tribunal, solo lo que la página dice por sí sola.

Si una flota discute cómo se gestionó una reclamación en la que intervino un defecto del vehículo, la vía de queja es el supervisor de seguros que figura en los datos de más abajo, la oficina que supervisa a las aseguradoras donde la flota opera.

Lo que no podemos decirte

No podemos decirte cuál de estos regímenes obliga a tu flota. Cada uno define su propio ámbito — qué cuenta como vehículo comercial, qué operador queda cubierto — y esas definiciones están en partes del articulado que esta página no leyó. Tampoco podemos decirte qué peso tendrá tu archivo, porque eso depende de hechos que aún nadie tiene, incluidos, incómodamente, los que aportará tu propio archivo.

Lo que una flota guarda en el archivo

Guarda un parte de cada vehículo por cada día que se usó, incluidos los días en que no pasaba nada, porque el parte sin novedad es lo que hace legibles los días limpios. Pon la identificación del vehículo y la fecha en la cabecera de cada uno, y escribe síntomas además de defectos, con las palabras del conductor. Anota el nombre de la persona a la que llegó el defecto, y asegúrate de que pueda autorizar una reparación sin preguntar a nadie. Después cierra el bucle por escrito: la acción tomada, o la decisión certificada de que no hacía falta reparación, con la fecha y con quién la tomó. Guarda el calendario que dice qué toca a continuación; las facturas solo registran lo que ya pasó.

Lo único que no hay que hacer es lo que pasa solo: dejar abierta una línea de defecto porque esa mañana hacía falta la furgoneta. Seguirá abierta en el archivo mucho después de haberse cerrado en el vehículo.