El archivo de la flota, leído carpeta por carpeta antes de que haga falta

Después de un choque las preguntas llegan en un orden fijo. Qué vehículo era, y si la póliza cubre un vehículo de esa descripción. Quién conducía, y si esa persona estaba autorizada a ir en él. En qué estado estaba el vehículo, y quién lo miró por última vez.

Cada una es una carpeta. El día del choque existe o no existe: un expediente montado la semana siguiente a una colisión es un documento distinto de uno que ya estaba ahí, y cualquiera que lo lea lo nota.

Así que esta página lee el archivo de preparación carpeta por carpeta, en el orden en que lo recorre un tramitador o un abogado defensor. No se lee nada real: no se reproducen los registros de ninguna empresa ni se inventa un expediente de muestra. Lo que se lee son las enumeraciones que los reguladores y las leyes publican de lo que contiene un archivo así —la guía comercial de California, la página para pequeños negocios de Nueva York, las normas federales estadounidenses de aptitud del conductor, la guía británica de aptitud para circular, la ley española de responsabilidad civil y seguro—, cada una consultada y citada con sus propias palabras.

Carpeta uno: qué vehículos cubre la póliza, y cómo lo dice

El instinto es buscar la furgoneta en una lista. No es así como contesta el documento. El Departamento de Seguros de California describe la póliza comercial de auto como una que tiene la flexibilidad de dar cobertura a vehículos de empresa, particulares, no propios o alquilados, según la cobertura contratada y aplicada a cada vehículo declarado. La cobertura puede variar de un vehículo a otro, dice, y un símbolo o varios símbolos designan la cobertura asignada a cada vehículo declarado: los símbolos de vehículo cubierto, en un sistema numérico que va del uno al trece.

Es decir, la póliza contesta a «qué vehículos están cubiertos» por categorías y no por enumeración, y las categorías se eligieron una vez, al contratar, por alguien que describía una empresa que desde entonces ha cambiado. La pregunta de preparación no es si una furgoneta concreta figura en la lista; es qué categorías se compraron, y si todavía describen lo que la empresa hace un martes.

Dos datos más de estructura pertenecen a esta carpeta. La guía de California dice que, a diferencia de las pólizas particulares, que separan los daños personales y los materiales en límites distintos, las pólizas comerciales de auto suelen usar un límite único combinado: una sola cifra disponible para todo el siniestro en lugar de dos topadas por separado. Y el límite mínimo legal de responsabilidad civil del lugar donde opera tu flota está en los datos de más abajo, junto con el supervisor que figura ahí, la oficina que publica esa exigencia y recibe la queja por cómo se tramitó una reclamación. Un mínimo es el suelo a partir del cual un vehículo puede circular legalmente; a lo que una flota está expuesta es a aquello por lo que pueden demandarla.

Carpeta dos: los vehículos que la empresa no tiene

Esta carpeta suele estar vacía, y es la que produce responsabilidad sin asegurar.

El Departamento de Servicios Financieros de Nueva York lo dice sin matizarlo. Lo que resulta menos obvio que asegurar los vehículos propios, escribe, es que puedes necesitar además un seguro especial, llamado cobertura de vehículos no propios, si tú o tus empleados usan vehículos particulares por asuntos de la empresa; y a continuación plantea el caso de la forma más llana disponible: ¿te das cuenta de que, si mandas a un empleado a recoger la pizza para el equipo y ese empleado tiene un choque, se puede demandar a tu empresa aunque el vehículo no sea suyo? La misma póliza, añade, puede cubrir también los autos de alquiler cuando viajas por trabajo.

Las consecuencias llegan más lejos que la cobertura, y por eso esto es un problema de preparación y no de compra. La cobertura protege la responsabilidad de la empresa. No es dinero para reparar el auto del empleado, que sigue siendo problema del empleado y con la franquicia del empleado; y una empresa que pide a su gente hacer recados en sus propios autos sin decirlo en voz alta está acumulando una conversación para la peor semana posible.

Nadie ha definido tampoco «por asuntos de la empresa» en tu lugar, y eso se resuelve después, por quien busque una respuesta que le convenga. El viaje al mayorista de camino a casa, la entrega del sábado acordada por mensajería: cada uno es un favor corriente ese día y una exposición vista en retrospectiva, y la diferencia está en si alguien anotó alguna vez que ocurre. La redacción de Nueva York sobre el alquiler es condicional —la póliza puede cubrirlo también— y esa condicionalidad es la instrucción.

Carpeta tres: el conductor

Aquí la enumeración es la de una ley, y hay que decir con honestidad cuál es su ámbito antes de tomar nada prestado de ella. Las normas federales estadounidenses de aptitud del conductor dicen, en su propia apertura, que establecen las cualificaciones mínimas de quienes conducen vehículos comerciales de motor como transportistas, para transportistas o por cuenta de ellos. Eso es una clase definida de vehículo y una clase definida de operador: no cualquier auto de empresa, no el turismo de un comercial, no una furgoneta por el mero hecho de que la tenga un negocio. Una flota fuera de ese ámbito no debe nada por este instrumento, y esta página no insinúa lo contrario.

Para lo que vale la pena leer estas normas es para la lista. Exigen que cada transportista lleve un expediente de aptitud por cada conductor que emplea, y dicen qué va dentro: la solicitud de empleo, el historial de conducción obtenido de la autoridad de licencias, el certificado de la prueba de conducción, el historial anual y la nota de la revisión anual del expediente de conducción, y el certificado del examinador médico. El expediente se conserva mientras la persona esté empleada por ese transportista y durante tres años después. La solicitud, a su vez, pide cada licencia comercial vigente con su caducidad, la experiencia de conducción incluido el tipo de equipo, y todos los accidentes y todas las infracciones distintas del estacionamiento de los tres años anteriores. Y la comprobación es un acto fechado y con plazo: una consulta, dentro de los treinta días siguientes al inicio del empleo, a cada autoridad de licencias donde el conductor tuviera licencia en esos tres años.

Una flota que quede fuera de todo eso debería llevar igualmente el mismo expediente, y la razón no tiene nada que ver con la ley. Cada punto de la lista es una respuesta preparada a algo que una reclamación pregunta. Quién es esta persona. Qué sabías de su historial cuando la pusiste en ese vehículo. Cuándo lo miraste por última vez.

Esa última es la peor contestada, porque una fotocopia de la licencia solo prueba qué aspecto tenía la licencia el día en que se fotocopió. El servicio británico enseña la alternativa: el conductor consulta su propio historial, puntos e inhabilitaciones incluidos, y genera un código de verificación para compartirlo —el ejemplo que da es una empresa de alquiler—, válido durante veintiún días. Esa ventana corta es el diseño diciendo que el historial cambia y que compartirlo es una foto fija. Sea cual sea el mecanismo local, el elemento de preparación es una columna y no un documento: quién comprobó, qué vio, en qué fecha y cuándo toca la próxima comprobación.

Carpeta cuatro: el vehículo, y lo que se le hizo

La agencia británica de normas de vehículos publica la enumeración más concreta disponible de lo que contiene un registro de mantenimiento, para los operadores a los que alcanza. Exige documentar las revisiones a pie de vehículo, las inspecciones de seguridad, las inspecciones de primer uso y las comprobaciones intermedias. Se espera que un registro de inspección de seguridad lleve la fecha, la identidad del vehículo, la lectura del cuentakilómetros, los elementos inspeccionados, los defectos encontrados, el nombre del inspector, el detalle de la reparación y una declaración de que el vehículo está apto para circular; un parte de defectos del conductor lleva el defecto, quién lo reportó, la valoración y el trabajo de subsanación realizado. Los conductores deben reportar cualquier defecto, o síntoma de defecto, que pueda impedir el funcionamiento seguro del vehículo, y debería hacerse al menos una revisión a pie de vehículo en cada periodo de veinticuatro horas en que el vehículo esté en servicio. Ambos registros deben guardarse al menos quince meses.

La guía es igual de directa sobre la responsabilidad: como conductor, eres legalmente responsable del estado de tu vehículo cuando se usa en la vía, y es responsabilidad del operador asegurarse de que los vehículos que utiliza están aptos para circular. Las dos cosas a la vez, algo que la mayoría de las flotas descubre solo cuando una reclamación pregunta a cuál de los dos le tocaba haberlo notado.

El detalle que hay que sacar de esta carpeta, para una flota a la que la guía no alcanza, es el círculo cerrado: un defecto reportado, valorado, subsanado, y la subsanación escrita junto al parte. Un parte sin entrada de cierre es peor que ningún parte, porque deja constancia de que a la empresa se lo dijeron.

De quién es el deber, para empezar

Las carpetas anteriores son registros. Debajo de ellas hay un deber, y en una flota ese deber se agarra a lo que la flota posee.

La ley española de responsabilidad civil y seguro lo pone directamente sobre el propietario: todo propietario de un vehículo a motor con estacionamiento habitual en España está obligado a suscribir y mantener en vigor un contrato de seguro. El mismo artículo releva al propietario cuando el seguro lo concierta cualquier persona que tenga interés en el aseguramiento —la previsión por la que discurre un arrendamiento o un renting, y conviene saber de qué lado de ella está el tuyo—. También exige al propietario poder acreditar la vigencia del seguro para que quienes se vean implicados en un accidente averigüen cuanto antes la situación, y hace responder civilmente al propietario no conductor junto con el conductor, salvo que pruebe que el vehículo le había sido sustraído.

Esa última cláusula es la razón de que el papeleo de una flota sea problema de la flota y no del conductor. La empresa tiene los vehículos, la responsabilidad vuelve con ellos a la empresa, y el único relato de la empresa sobre quién iba dentro y en qué estado es el archivo que guardó.

Lo que no te podemos decir

No te podemos decir qué símbolos de vehículo cubierto lleva tu póliza; eso solo pueden leerlo contigo tu corredor o tu aseguradora. No te podemos decir si alguno de los deberes anteriores alcanza a tus vehículos, porque cada instrumento citado aquí rige su propio territorio y ningún otro. Y no te podemos decir qué considerará un tribunal de tu lugar que una flota sabía por su propia telemática, porque esa pregunta todavía se está contestando.

Las dos listas

Todo lo anterior se reduce a dos documentos, y son los dos que nadie tiene.

El primero es la lista de vehículos que usa la empresa, con la categoría en la que cae cada uno dentro de la póliza y la persona responsable de él: no la relación que guarda el corredor, sino lo que de verdad se mueve, incluido el vehículo comprado en marzo y el que está de alquiler corto este mes.

El segundo es la lista de quienes conducen por cuenta de la empresa, con qué conducen, bajo qué póliza y la fecha en que alguien miró por última vez su licencia.

La mitad que siempre falta es la segunda mitad de la segunda. Cualquier flota puede sacar sus conductores y sus furgonetas; casi ninguna puede sacar los empleados que usan su propio auto para recados de la empresa, con qué frecuencia y con qué cobertura: la lista que describe el departamento de Nueva York cuando pregunta por el recado de la pizza. Escríbela esta semana, mientras no ha pasado nada, porque la versión escrita después es prueba de otra cosa completamente distinta.